دورکاری؛ توصیه اکید کارشناسان مدیریت برای مقابله با کرونا

کرونا واژه ای که این روز ها به وفور شنیده می شود؛ مهمان ناخوانده ای که چندیست وارد جغرافیای زندگی بشر شده  و تمام ابعاد زندگی افراد را دچار دگرگونی کرده است. در ابتدا هر روز را به این امید می گذراندیم که فردا از کرونا خبری نباشد اما بعد از گذشت چند ماه دیگر باور کرده ایم که باید شیوه زندگی متفاوتی را  برنامه ریزی کنیم، روشی که در آن باید کرونا  و ملزوماتش را به عنوان بخشی از شرایط محیطی بپذیریم، هم در زندگی فردی و هم در زندگی کاری!

سازمان ها در این شرایط کرونایی رویکردهای متفاوتی را اتخاذ کرده اند اما بی شک حفظ سلامت کارکنان و مشتریان برای همه سازمان ها از اولویت برخوردار است. ماندن در خانه در صدر توصیه های بهداشتی قرار دارد به همین دلیل بهترین گزینه برای سازمان ها نیز دور کاری یا کار در منزل است. بدین ترتیب کارکنان می توانند آن دسته از وظایف خود که نیاز به حضور فیزیکی در سازمان ندارد را در منزل و از طریق کامپیوتر شخصی و البته به کمک برخی نرم افزار ها انجام دهند. هرچند سازمان ها در رابطه با دورکاری دغدغه های زیر را نمی توانند نادیده بگیرند:

-عدم نظارت بر کارکنان در حین انجام کار

-هزینه های تأمین تجهیزات و آموزش کارکنان

-کاهش  امنیت اطلاعات

-کاهش ارتباطات، تعاملات اجتماعی و تبادل نظرات

-نیاز به برنامه ریزی دقیق کاری و قوانین و مقررات مناسب

-اعتماد و اعتبار سنجی سیستم دورکاری

اما این روش هم برای کارکنان و هم برای سازمان ها مزایای زیادی در بر دارد که برخی از این مزایا عبارتند از :

– کاهش هزینه های سازمان از قبیل هزینه های مرتبط با انرژی (آب، برق و گاز)، هزینه های اداری، هزینه های رفت و آمد و مدیریت کارکنان.

– افزایش بهره وری کارکنان به واسطه کار در خانه و دور از شلوغی دفتر کار.

– کاهش اثرات مضر محیطی مانند تنش ها و تعارضات سازمانی.

– بهبود تعادل میان کار و زندگی برای کارکنان به دلیل  فرصت بیشتر برای در کنارخانواده بودن و انجام وظایف محوله.

– کاهش فشار روانی کارکنان با خارج شدن از فضای کار استرس زا و احساس راحتی و کنترل بیشتر بر محیط.

– کاهش حجم ترافیک و مشکلات آن از جمله آلودگی هوا و مصرف بی رویه سوخت با کاهش رفت و آمد به محل کار.

و از همه مهمتر تمرکز بر نتیجه کار به جای ساعت کاری.

دورکاری شیوه کاری جدیدی نیست بلکه از سال 1970 بسیاری از کشورها و سازمان ها این روش را آزموده و مورد استفاده قرار داده اند. در ایران نیز  از سال 1389  با تصویب طرح دورکاری، دورکاری به صورت جدی مورد توجه قرار گرفت اما به دلایل مختلفی از جمله عدم وجود زیرساخت های لازم، ضعف های نظارتی، آشفتگی برنامه ریزی دستگاه ها برای دورکاران، بی تجربگی مدیران مسئول افراد دورکار و در نهایت ایجاد نارضایتی در کارکنان و سازمان ها، این طرح نتوانست انتظارات را برآورده کند. و اینک شرایط خاص کرونایی بار دیگر توجه سازمان ها و کارکنان را به این شیوه کاری معطوف کرده است. در این میان خبر خوب این است که بازار فناوری اطلاعات و ارتباطات با ارائه سخت افزارها و نرم افزارهای پیشرفته و کاربردی بسیاری از دغدغه های سازمان ها و افراد را پوشش داده و تلاش می کند محدودیت های پنج گانه دورکاری را به حداقل برساند، این محدودیت ها عبارتند از:

محدودیت اقتصادی: هزینه های مستقیم: مثل هزینه های سخت افزار،نرم افزار،آموزش و نصب تجهیزات و… . هزینه های غیر مستقیم: مثل مقاومت جمعی،تنظیم سوابق،افزایش مصرف انرژی و استفاده از تسهیلات دورکاری کوچکتر.
محدودیت محل کار: مشکلات نظارت بر چگونگی عملکرد کارکنان دورکار، شناسایی نیروهای مناسب برای دورکاری، ناسازگاری فرهنگ سازمانی با انعطاف پذیری مورد نظر برای دورکاری در برخی از سازمانها .
محدودیت فناوری: دورکاران می بایست حداقل از یک کامپیوتر،پهنای باند بی سیم با سرعت بالا،تلفن همراه و تجهیزاتی مانند فکس،دستگاه کپی،اسکنر و پرینتر برخوردار باشند.
ریسک: ترس از دست دادن اطلاعات حساس،سلامت و سایر حقوق دورکاران که نمی تواند برآورده شود.برای هر ریسک یک استراتژی وجود دارد که اغلب می تواند آن رابه یک سطح قابل کنترل کاهش داد.
محدودیت نیروی کار: دورکاران می بایست قادر به کار به صورت مستقل،خودانگیخته ونتیجه گرا باشند و وظایف و روال ها را کاملا درک کنند.
با این تفاصیل سازمان ها و افراد از آمادگی بیشتری برای پذیرش و پیاده سازی دورکاری برخوردار هستند. لیکن برای انجام درست و اصولی دورکاری مقدمات و  الزاماتی  باید فراهم شود که در جدول شماره 1 به برخی از آن ها اشاره شده است:

جدول شماره 1 : الزامات پیاده سازی دورکاری

در ادامه به معرفی برخی نرم افزارهای قابل استفاده در دورکاری یا کار در منزل می پردازیم.لازم به ذکر است که تعداد این نرم افزارها خارج حوصله این مقاله است و ما به برخی از مهمترین و پرکاربردترین نرم افزارها اشاره خواهیم کرد،

Trello-

نرم افزار مدیریت پروژه و تعامل اعضای تیم با قابلیت کار آفلاین و نصب بر روی موبایل.

-ProofHube

مدیریت پروژه، برنامه، بحث و جلسه با کارکنان و مشتریان

-Slack

نرم افزار برقراری ارتباط بین تیمی و مدیریت کارکنان.

-Google Drive

بستری امن جهت ذخیره سازی و اشتراک گذاری پرونده ها، اسناد، اسلایدها و صفحات گسترده با قابلیت ارائه گزارش و همگام سازی.

– Dropbox

یک فضای کاری مدرن جهت ذخیره سازی و اشتراک گذاری پرونده های بزرگ از طریق ایمیل با قابلیت مدیریت کارکنان.

-Todolist

تسهیل سازماندهی وظایف تیم ها و افراد با قابلیت تعریف پروژه، بارگذاری فایل، اضافه کردن یادداشت و یادآوری و نمودار نمره بهره وری.

-Teamwork

امکان ردیابی و محاسبه زمان و هزینه های صرف شده برای هر پروژه.

Adobe

ابزار طراحی و نرم افزار برگزاری جلسات تحت وب  و مناسب برای آموزش های آنلاین مدارس و دانشگاهها  و همچنین قابل استفاده جهت برگزاری کنفرانس ها و جلسات برخط سازمان ها .

-Atlassian

نرم افزار مدیریت پرژه ها، افراد و تیم های کاری ، قابل استفاده برای  مراکز آموزشی و سازمان های خدماتی و صنعتی.

-Avaya

پلتفرمی  مفید برای تعامل تیم ها و برگزاری جلسات کاری و آموزشی.

-Aware

نرم افزرای کاربردی برای سازمان های با تعداد بالای نیروی کار مانند سازمان های دولتی با قابلیت گزارش دهی.

-Anaplan

فراهم کردن ابزاری چون برنامه ریزی کاری کارکنان و لیست وظایف .

-Blackline

نرم افزار مالی و حسابداری با قابلیت تعریف وظایف سازمانی و گزارش دهی.

-Boardable

مناسب جهت مدیریت جلسات و مشاوره های مجازی.

-Cisco و Zoom

ارائه کننده خدمات ویدئو کنفرانس، وبینار و  جلسات آنلاین.

-Hubstaff

نرم افزار برنامه ریزی و نظارت کارکنان و ردیابی آنان، با قابلیت ضبط صفحه نمایش، نرم افزار حقوق و دستمزد، صورتحساب آنلاین و بودجه بندی پروژه.

-IDoneThis

بستری جهت ارائه گزارش روزانه یا ساعتی کارکنان از طریق مرورگر یا ایمیل.

-Workhuman

مدیریت بهره وری کارکنان از طریق برنامه ریزی وظایف و گزارش گیری.

و نرم افزارهای ایرانی تسکولو با قابلیت مدیریت پروژه به زبان فارسی و استفاده از تقویم فارسی و نرم افزار  آسانا در دو نسخه مدیریت پروژه و حسابداری دروکری را تسهیل می کنند.

در پایان ذکر این نکته ضروری است که مزایای دورکاری فقط مختص شرایط خاص فعلی نیست هرچند بهترین شیوه کاری که در این روزهای سخت پیشنهاد می شود دورکاری و ماندن در خانه است اما مزایای دورکاری در شرایط عادی نیز قابل توجه است به ویژه در رابطه با  آلودگی هوا و کاهش ترافیک در شهرهای بزرگ. بناراین به سازمان ها توصیه می شود پس از سفید شدن وضعیت بحرانی فعلی نیز از یک یا  چند نوع دورکاری که در جدول زیر امده است با توجه به سیاست و استراتژی خود بهره ببرند.

جدول شماره 2: انواع دورکاری

نوع

تعریف

دورکاری چندجایی

حرکت متناوب کارمند بین محل استقرار کارفرما و محل های دیگر از جمله خانه.

خانه کاری

فعالیت دورکار منحصرا در خانه و برای یک کارفرما.

دورکاری آزاد یا مستقل

تماما مبتنی برکار در خانه یا از خانه ، بر مبنای آزاد، برای خدمت گیران مختلف نه برای یک کارفرمای واحد.

دورکاری سیار

در آن کارمندان زمان کاری خویش را در مکانهای مختلف(محل مشتریان) می گذرانند و از تجهیزات قابل حمل برای تماس با کارفرما استفاده می کنند.

دورکاری مکان غیراصلی انتقالی

فعالیت ها در فاصله ای دور از ستاد کارفرما ولی تحت مالکیت وی صورت می گیرد.

مرکز توسعه استراتژی و رهبری مدیر سام ضمن آرزوی سلامتی، انواع آموزش های  کاربردی-تخصصی و سفارشی را برای اثربخشی بیشتر رهبران کسب و کارها، سازمان ها، افراد، تیم ها و جوامع با به روزترین تکنولوژی ارائه می نماید تا شما خود “رهبر کسب و کار خود باشید.”

[1] Scott P,Ovmyer [2] Gina Vega and Lois Brennan [3] Kowalski and Swanson