راز موفقیت شرکت فورد؛ ساختار سازمانی مناسب
به شدت آشفته بود، نگرانی و سردرگمی در چشمانش موج میزد، دلیل این همه پریشانی را از او پرسیدم، پاسخ داد: ” شرکت روز به روز در حال بزرگ شدن است و هرچه بزرگتر می شود بی نظمی و ابهام بیشتر میشود. نمی دانم چگونه باید این شرایط را مدیریت کنم. نمیتوانم شرح وظایف مدونی برای کارمندان بنویسم، چون هر یک از آنها از ابتدا چند وظیفه را به عهده داشتهاند و وظایف چنان به هم وابسته است که تفکیک آن ها غیر ممکن به نظر میرسد.” روی کاغذ چند سؤال نوشتم و از او خواستم که به آنها پاسخ دهد.
مطالبی که در این مقاله میخوانید:
-تخصصی کردن کار
-بخش بندی
-زنجیره فرماندهی
– حیطه کنترل
– تمرکز یا عدم تمرکز
-رسمی کردن
-انواع ساختار سازمانی
سؤالات به شرح زیر بودند:
1-فعالیتها تا چه حد به مشاغل مجزا تقسیم شدهاند؟
2-مشاغل بر چه اساس در یک گروه جای میگیرند؟
3-افراد و گروهها به چه کسی گزارش میدهند؟
4-یک مدیر مستقیماً چند نفر را میتواند به صورت کارآمد و اثربخش هدایت کند؟
5-اختیار تصمیم گیری در دست کیست؟
6-برای راهنمایی کارمندان و مدیران چه میزان قوانین و مقررات وجود دارد؟
برای آن مدیر جوان توضیح دادم که با پاسخ به این سؤالات می توان ساختار سازمانی را طراحی کرد. به قول آقای رابینز : “ساختار مشخص میکند که وظایف شغلی چطور تقسیم شده، گروه بندی گردیده و هماهنگ میشوند.” برای طراحی ساختار این شش عنصر را باید در نظر گرفت: تخصصی کردن کار، بخش بندی، زنجیره فرماندهی، حیطه کنترل، تمرکز یا عدم تمرکز و رسمی کردن. هر کدام از این عناصر به ترتیب پاسخ سؤالات فوق هستند.
تخصصی کردن
شرکت فورد با تخصصی کردن کار توانست بهرهوری کارمندان خود را به حدی افزایش دهد که بتوانند در هر 10 ثانیه یک خودرو تولید کنند. تخصصی کردن یعنی تقسیمبندی فعالیتهای سازمان به شغل های مجزا. در این روش میتوان شغلی را که توسط یک نفر انجام میشود، به چندین مرحله تقسیم کرده و هر مرحله را به یک نفر سپرد، بدین ترتیب زمان انجام کارها کاهش مییابد. اما باید توجه داشت که تخصصی کردن متناسب با گنجایش شغل صورت گیرد.
بخش بندی
بخش بندی یعنی گروهبندی فعالیتها، مبنای این گروهبندی میتواند وظیفه، عملکرد، محصول تولیدی یا
منطقهی جغرافیایی باشد. در روش گروه بندی براساس وظیفه، افراد با وظایف مشترک در یک بخش قرار گرفته و به صورت هماهنگ عمل میکنند. بخش بندی براساس عملکرد پس از طبقه بندی عملکردها بر اساس اهداف و فعالیت های سازمان صورت میگیرد، مزیت استفاده از این روش این است که در کنارهم قرار دادن افرادی که تخصص و گرایش یکسان دارند، باعث افزایش بهره وری می گردد. بخشبندی بر اساس محصول، مختص سازمانهایی است که چندین محصول دارند و با این بخش بندی مسئولیت پذیری در قبال کیفیت و کارایی هر محصول را افزایش میدهند. بخش بندی بر اساس منطقه جغرافیایی زمانی ارزشمند است که مشتریان سازمان در منطقه جغرافیایی گستردهای پراکنده باشند و نیازهای مشتریان هر منطقه مشابه باشد. سازمانها بسته به نیاز و گستردگی خود از یک یا چند روش از روشهای فوق جهت بخشبندی استفاده میکنند. سپس هر بخش را تحت نظارت یک مدیر قرار میدهند تا هماهنگی، یکپارچگی و در نهایت بهرهوری افزایش یابد.
زنجیره فرماندهی
زنجیره فرماندهی سطوح بالای سازمان را به سطوح پایینتر متصل کرده و مشخص میکند که چه کسی به چه کسی باید گزارش دهد. هر چند با پیشرفت تکنولوژی و رویکرد سازمانها به سمت توانمندسازی کارمندان زنجیره فرماندهی مانند قبل از اهمیت برخوردار نیست ولی همچنان در برخی از سازمانها زنجیره فرماندهی باعث بهبود عملکرد میشود.
حیطه کنترل
منظور از حیطه کنترل هدایت کارآمد و اثربخش افراد است، هرچه تعداد این افراد بیشتر باشد، حیطه کنترل گستردهتر و بزرگتر خواهد بود. حیطه کنترل محدود پرهزینه است، تصمیم گیری را کند میکند و با نظارت شدید بر کارمندان استقلال فکری را از آنان می گیرد. حیطه کنترل گسترده با کاهش هزینهها، سرعت بخشیدن به تصمیم گیری و افزایش انعطافپذیری، بهره وری سازمان را افزایش میدهد اما بزرگ بودن حیطه کنترل باعث کاهش اثربخشی میشود چرا که مدیر فرصت کافی برای رهبری و پشتیبانی همه افراد نخواهد داشت. در سالهای اخیر سازمان ها بیشتر به سمت حیطه کنترل گسترده روی آوردهاند و برای حل مشکل کاهش اثربخشی، توانمندسازی کارمندان را در دستور کار خود قرار دادهاند.
تمرکز یا عدم تمرکز
تمرکز به میزان متمرکز شدن تصمیمگیری در یک نقطه از سازمان اشاره دارد و به توزیع اختیار در سازمان برمی گردد. هرچه کارمندان رده پایین در تصمیم گیریها کمتر نقش داشته باشند سازمان متمرکزتر و بر عکس هرچه کارمندان رده پایین در تصمیمگیریها بیشتر نقش داشته باشند عدم تمرکز در سازمان بیشتر است. تمرکز با تفویض اختیار رابطه معکوس دارد. در سازمانهای غیرمتمرکز برای حل مشکلات تصمیمگیری سریعتر صورت میگیرد و افراد بیشتری نظر میدهند پس می توان نتایج بهتری به دست آورد.
رسمی کردن
رسمی کردن درجه استاندارد بودن کارها، درجه رسوخ قوانین و مقررات در رویه ها، خطوط راهنما، ارتباطات و ادراک کارکنان را نشان می دهد. رسمیت هماهنگی را تسریع و ابهام را کم می کند. از سوی دیگر رسمی کردن زیاد انعطاف و اختیار تصمیم گیری را کاهش میدهد. میزان رسمی کردن در سازمانهای مختلف متفاوت است و رسیدن به یک حد مطلوب از رسمی کردن تصمیمی است که باید با توجه به وضعیت سازمان اتخاذ گردد.
انواع ساختارهای سازمانی
مدیر جوان پس از پاسخ دادن به سؤالات از من خواست انواع ساختار سازمانی را برایش تشریح کنم. به او گفتم
در گذشته ساختارهای ساده، دیوانسالاری و ماتریسی مهمترین ساختارها بود؛ ساختار ساده از ویژگیهای چون میزان بخش بندی کم، حیطه کنترل گستره، قدرت متمرکز شده در یک نفر و رسمی سازی اندک برخوردار است. در ساختار دیوانسالاری از طریق تخصصی کردن کارها فعالیتها به شدت استاندارد شده است، قوانین و مقررات بسیار رسمی وجود دارد، بخشبندی براساس عملکرد صورت گرفته است. تمرکز زیاد و حیطه کنترل محدود است و از زنجیره فرماندهی تبعیت میشود. ساختار ماتریسی یک خط دوگانه قدرت ایجاد کرده و بخش بندی بر اساس وظیفه و محصول را با هم ترکیب میکند. اما در سالهای اخیر همراستا با پیشرفت دیجیتال سازمانها ساختارهای جدیدی چون سازمان مجازی و سازمان بدون مرز هم ظهور و نمود پیدا کردهاند. سازمان مجازی سازمانی کوچک است که فقط دارای بخش مرکزی است و فعالیتهای اصلی سازمان برون سپاری میشود و سازمان بدون مرز سعی دارد با حذف زنجیره فرماندهی، حیطه کنترل را محدود کرده و به جای بخش ها از تیمهای توانمند استفاده کند.
مدیر جوان که با دقت به حرفهای من گوش میداد گفت:”پس تعیین ساختار مناسب برای سازمان کار پیچیده ایست.”
گفتم:” بله و این پیچیدگی زمانی بیشتر میشود که بدانیم استراتژی، اندازه سازمان، تکنولوژی مورد استفاده سازمان و محیط از جمله عواملی هستند که در انتخاب ساختار نقش مهمی دارند، بنابراین نمیتوان یک ساختار را بهتر و برتر نسبت یه سایر ساختارها دانست و لازم است که سازمانها ساختار خود را سفارشی سازی کنند و با توجه به نیاز خود بهترین تصمیم را بگیرند. “
یک ایده ناب همچون جرقهای در ذهنش روشن شد، مصمم به شرکت خود رفت تا مناسبترین و بهترین ساختار را طراحی کند. ما در مرکز توسعه مدیریت و رهبری کسب و کار مدیر سام به شما کمک می کنیم که مانند این مدیر جوان “رهبر کسب و کار خود باشید.”
دیدگاهتان را بنویسید