مفهوم سیستم و سیستم های سازمانی

سازمان در قالب یک سیستم، نیروی انسانی، پول، مواد و اطلاعات را به عنوان داده، از محیط دریافت می کند و طی فرآیندی آن ها را به محصول، اعم از کالا یا خدمت، تبدیل کرده و به عنوان ستاده به محیط باز می گرداند. تجسم سازمان به صورت چنین مدلی کار تحلیل و برنامه ریزی را ساده تر می کند.

مطالبی که­ در این مقاله می­خوانید:

-مفهوم سیستم

-اجزای سیستم

-سیستم­های سازمانی

– ارزیابی سیستم های سازمانی

مفهوم سیستم

سیستم مجموعه ای از اجزاء است که با هدفی خاص گرد هم آمده و با هم تعامل دارند. ویژگیهای اصلی سیستم عبارتند از: کلیت، نظم، وابستگی، تعامل، داشتن هدف، برخورداری از سلسله مراتب، سازش، آنتروپی، هم پایانی و هم افزائی که در جدول شماره 1تشریح شده­اند.

جدول شماره 1: ویژگیهای سیستم

اجزای سیستم

هر سیستم از اجزائی تشکیل شده است که هر یک وظایف خاصی را به عهده دارند، اجزای سیستم عبارتند از:

-داده ورودی (Input یا درونداد)

منظور از داده ورودی، هر چیزی است که وارد سیستم شده و به سیستم امکان شکل گیری می­دهد چون بدون داده سیستم شکل نخواهد گرفت.

– پردازش (Process یا فرآیند تبدیل)

اقداماتی است که سیستم بر روی داده اعمال می­کند تا خروجی مطلوب تولید شود.

– داده خروجی (Output یا برونداد یا ستاده)

خروجی حاصل پردازش داده است که همان هدف سیستم محسوب می­شود.

– بازخورد (Feedback)

بازخورد نوعی کنترل خطی است که میزان انحراف خروجی از هدف را نشان می­دهد.

سیستم­های سازمانی

بر اساس تئوری سیستمی برتالانفی هرسیستم از بخش های کوچکتری تشکیل می شود که سیستم های فرعی نامیده می شوند و این سیستم ها نیز از اجزایی به هم پیوسته متشکل می شوند. سیستم های فرعی با هم وابستگی متقابل داشته و یک کلیت به نام سیستم شکل می دهند که خود این سیستم هم بخشی از یک سیستم بزرگتر به نام ابر سیستم است. با توجه به این دیدگاه سازمان را می­توان به عنوان یک سیستم در نظر گرفت که ترکیبی از سیستم های فرعی است و خود بخشی از ابر سیستم محیط به حساب می­آید.

برخی سیستم های سازمانی عبارتند از:

– سیستم مدیریتی متشکل از سیستم های فرعی بودجه بندی و کنترل، برنامه ریزی و استراتژی، نظام مدیریت عملکرد و نظام انگیزشی.

-سیستم مدیریت منابع انسانی متشکل از سیستم های فرعی حقوق و دستمزد، پاداش، آموزش و ارزیابی عملکرد.

– سیستم های عملکرد و تکنولوژی متشکل از سیستم های فرعی کنترل تولید، کنترل ضایعات و طراحی محصول.

– سیستم تدارکات و پشتیبانی متشکل از سیستم های فرعی حمل ونقل، تأمین قطعه، سرمایش و گرمایش، سیستم هشدار دهنده، کنترل موجودی و کنترل ضایعات.

– سیستم اداری و مالی متشکل از سیستم های فرعی حسابداری، کنترل بودجه، دریافت و پرداخت.

– سیستم بازاریابی متشکل از سیستم های فرعی تبلیغات، تحقیقات بازاریابی و مدیریت فروش.

– سیستم مدیریت کیفیت متشکل از سیستم های فرعی برنامه ریزی کیفیت، کنترل کیفیت، تضمین کیفیت و هزینه یابی کیفیت.

– سیستم های خدمات پس از فروش متشکل از سیستم های فرعی ارتباط با مشتریان و مدیریت شکایات.

– سیستم های اطلاعاتی متشکل از سیستم­های فرعی سیستم اطلاعات منابع انسانی، سیستم حسابداری و… .

ارزیابی سیستم های سازمانی

برای ارزیابی سیستم های سازمانی باید اقدامات زیر را انجام داد:

1-طراحی مقدماتی وضعیت مطلوب.

2-شناخت دقیق سیستم های کنونی شامل محدوده فعالیت سیستم، مکانیزاسیون، درونداد ها و برونداد ها، کاستی ها، ظرفیت بهبود و مطلوبیت عملکرد.

3-تصمیم گیری در مورد اینکه کدام سیستم ها باید مکانیزه شود.

4-تصمیم گیری در مورد اینکه سیستم فعلی توسعه یابد یا سیستم جدید جایگزین شود.

اگر لازم است سیستم جدید جایگزین شود، اقدامات فوق با مراحل زیر ادامه میابد:

5-یکپارچه سازی سیستم جدید با سایر سیستم ها و فرآیندها.

6-استقرار کامل سیستم جدید و به کارگیری آن.

7-کنترل و بهبود سیستم جدید.

و اگر سیستم فعلی نیاز به توسعه دارد باید ضعف­های سیستم را برطرف کرده و سیستم را تقویت کنیم. در مقالات آتی مدیرسام بیشتر به مفهوم تقویت سیستم­های سازمانی خواهیم پرداخت.

کلام آخر

حال که با مفهوم سیستم و سیستم­های سازمانی آشنا شدیم، دو سوء تفاهم در این زمینه را می­توان رفع کرد؛ اول آنکه منظور از سیستم سازمانی فقط سیستم اطلاعاتی نیست. سیستم اطلاعاتی یکی از سیستم­های مهم و پرکاربرد در سازمان است که با استفاده از نرم­افزارهای خاصی، وظیفه جمع­آوری، سازماندهی، پردازش و بازیابی اطلاعات سازمان را به عهده دارد. و سوءتفاهم بعدی مربوط به تفاوت فرآیند و سیستم است، برخی سیستم و فرآیند را به اشتباه یکی می­دانند، همانگونه که گفتیم سیستم مجموعه­ای از اجزای به هم پیوسته است که در راستای هدفی واحد، هر یک وظیفه­ای به عهده دارند در حالی که فرآیند مسیرِ شفاف و مشخصی است که برای انجام برخی امور تعیین می­شود. بنابراین کاملا با هم متفاوتند.​