ضرورت رهبری مجازی در جهان پیش رو

پدر بزرگ او عاشق این جمله اسپانیایی بود،” از آب‌های خروشان صید خوبی حاصل می‌شود.” او در طول 96 سال زندگی خود به معنای واقعی کلمه از طوفان‌های بسیار زیادی در زندگی عبور کرده بود. یک تاجر برجسته در شهر ساحلی کوچکی که بحران اقتصادی، رکودهای متعدد، مدرن سازی و جهانی سازی را پشت سر گذاشته بود و به طور مداوم مجبور به تجدیدنظر و بازسازی مغازه‌های خرده فروشی خود، شده بود. کار ساده‌ای نبود اما او هربار و هربار موفق بود. راز او چه بود؟ او می‌گفت که موفقیتش وابسته به یک توانایی کلیدی است : تمایل او به “ماهیگیری در آب‌های خروشان”. ما نمی‌توانیم ضرورت تغییر و تحول متناسب با شرایط را نادیده بگیریم. نمی‌توانیم واقعاً پلی را در آب‌های آشفته بسازیم و یا سعی کنیم پاهای خود را خشک نگه داریم و همچنین نمی‌توانیم خود را از امواج تحولات جهانی دور نگه داریم، چرا که آن‌ها دقیقا بر علیه سازمان و صنعت ما بهم برخورد می‌کنند.

بحران COVID-19 طیف وسیعی از سؤالات دشوار را هم برای کارمندان و هم برای رهبران آنها به وجود آورده است. اغلب سازمان‌ها در حال تغییر سریع و پاسخگویی به این بحران هستند اما آنچه واضح و مسلم است، این است که این تهدید به زودی فروکش می‌کند اما ساختارهایی را برای همیشه تغییر می‌دهد. یکی از مهم ترین آنان گذار از رهبری فیزیکی به رهبری مجازی است، بسیاری از رهبران ناگهان مجبور به هدایت سازمان‌های مجازی شده‌اند و روابط رهبر با کارمندان اساسا متحول شده‌است.

در این مقاله می‌خوانید:

• پیش زمینه های ایجاد سازمان مجازی و رهبری آن
• عوامل موثر بر موفقیت رهبران مجازی

پیش زمینه های ایجاد سازمان مجازی و رهبری آن

ضرورت زیرساخت فنی قوی برای دورکاری:       

ارتباط از راه دور کاملاً بر پایه تكنولوژي است. زیرساخت ها باید به اندازه کافی قوی باشند. در غیر این صورت ، حتی فهمیدن اینکه کارمند کار می کند یا نه ، غیرممکن خواهد بود. بهترین فناوری‌ها باید انتخاب شود و توسط کارفرما در اختیار کارمندان قرار گیرد و اگر فقط در شرایط بدوی تلفنی ارتباط برقرار شود، در نهایت این سازمان‌ها موفق نخواهند بود.

آموزش فرآیند کاری سازمان و هدایت کارمندان:

به منظور تطبیق سریع کارمندان با شرایط دور کاری لازم است قبل از شروع به کار، سلسله فعالیت‌های سازمان برای آنان شرح داده شود و دستورالعملی معین فراهم شود. همچنین لازم است مدیریت منابع انسانی بر اساس سطح شایستگی کارمندان برنامه‌ریزی‌هایی را به جهت میزان تعدد ارتباطات آینده برای هریک از کارمندان در نظر داشته باشد.

سیستم عملکردی نتیجه گرا:

لازم است مدیران این اطمینان را به کارمندان خود بدهند که در شرایط دورکاری ارزیابی آنان بر اساس نتایج فعالیتشان است و نه ساعات کاری یا میزان تعاملات. در واقع آنچه در این جا اهمیت پیدا می‌کند عدم نظارت بیش از حد و ردیابی و اعمال فشار بر کارمندان است.

تنظیم قراردادها و توضیحات شغلی دورکاری:

دورکاری روش جدیدی است بنابراین شرح شغل باید به طور دقیق توسط مدیریت منابع انسانی تعریف شود و علاوه بر این لازم است برای تشخیص دقیق جزییات کار از خانه و ارتباطات افراد توجه کافی صرف شود.

تنظیم قرارداد برای اطمینان از محرمانه نگه داشتن اطلاعات سازمان در ارتباطات مجازی:

قبل از شروع دورکاری، به منظور امنیت و تضمین محرمانه بودن اطلاعات، تنظیم یک قرارداد مشخص به عنوان یک نقطه کنترل برای سازمان پیشنهاد می‌شود.

گزینش مناسب کارمندان دورکار:

یكی از نكاتی كه بسیار حائز اهمیت می‌باشد، ارزیابی میزان مناسب بودن كاركنان برای كار از خانه است. برای یک سیستم دورکاری کارآمد، به ویژه در مراحل اولیه ضروری است، میزان سازگاری و پتانسیل کارمندان در مقابله با چالش‌های دورکاری در فواصل مکرر از سوی مدیریت سنجیده شود.

تغییر تدریجی به دورکاری :

گذار تدریجی به دورکاری به عنوان کلید سازگاری در نظر گرفته می‌شود. بنابراین برای ارائه یک آرایش کاری موفق از راه دور، در ابتدا یک تغییر تدریجی و مشاهده واکنش کارمندان می‌تواند میزان غیبت و یا ترک شغل را بکاهد.

عوامل موثر بر موفقیت رهبران مجازی

رهبران مجازی برای مدیریت صحیح کارمندان خود از راه دور لازم است تمرکز خود را بر شش عنصر کلیدی و مهم معطوف سازند:

تامل و تفکر:

رهبران باید تعصبات خود را نسبت به دورکاری بررسی کنند و مانع از اثرات منفی آنان شوند. به عنوان مثال ، یک مدیر که معتقد است دورکاری فقط برای کارمندان سودمند است، ممکن است از درک مزایای واقعی دورکاری برای کل سازمان غافل شود و ناخواسته کارمندان را به طور صحیح در تیم مجازی خود به کار نگیرد. رهبران تیم‌های مجازی باید به طور مرتب با کارمندان تماس بگیرند و آنها را در جلسات تیم و موارد مشابه دخالت دهند. در غیر این صورت ممکن است کارمندان خود را متعلق به سازمان ندانند و یا احساس کمبود کنند که این می تواند منجر به تضعیف روحیه و کاهش بهره وری شود. تامل به رهبران کمک می کند تا صریح و شفاف با دیگران صحبت کنند، به دنبال بازخورد صادقانه باشند و سطح دانش خود را ارزیابی کنند.  ممکن است در ابتدا رهبران قادر نباشند کاملا به صورت مجازی به هدایت کارمندان خود بپردازند اما تامل و تفکر پیرامون شرایط موجود آنان را به رهبرانی قوی تر تبدیل می‌کند.

تمرکز بر جامعه:

بررسی و درک چگونگی تأثیر تصمیمات بر نیروی کار، سازمان و جامعه به طور کلی، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. رهبران خبره با شرایط اقتصادی و محیطی که سازمان در آن فعالیت‌ می‌کند و اثری که بر آن شرایط دارد، هماهنگ هستند. علاوه بر این، تمرکز بر جامعه به مدیران کمک می کند تا موفقیت را در سطح بهتری بسنجند زیرا می توانند معیارهایی را ایجاد کنند که تأثیر دورکاری را در هر  دو سطح عملیاتی و اجتماعی بررسی کند.

پذیرش تنوع:

ارج نهادن به تفاوت‌های انسانی ازجمله جنسیت ، قومیت ، سن ، ملیت ، اعتقادات و سلایق موفقیت‌های بیشتری را برای رهبران مجازی به ارمغان می‌آورد. یک رهبر خبره باید بتواند گروه‌های مختلف افراد را ترغیب به همکاری با یکدیگر کند و برای هر فرد پاداش متناسبی را در نظر گیرد.

پرورش نبوغ:

لازم است رهبران مجازی فضایی را برای کارمندان خود فراهم آورند که منجر به توسعه خلاقیت و نوآوری در آنان شود. در بسیاری موارد، استقلال و انعطاف‌پذیری ایجادشده توسط دورکاری می‌تواند نوآوری را ارتقا بخشد. ضروری است رهبران مجازی از کارمندان دور کار خود در شرایطی که می‌توانند به موسیقی گوش کنند، به مسافرت بروند و یا آزادانه کارهایی که الهام‌بخش آنان است، انجام دهند تفکر خلاق و نوآوری را طلب کنند.

تعاملات:

تعاملات زمینه‌ساز بهبود ارتباطات، افزایش تعهد و الهام‌‌بخش افراد است. یکی از تعاریف رهبری انجام کار از طریق دیگران است لذا رهبران مجازی باید بدانند چگونه می‌توانند از کیلومترها فاصله ارتباط مؤثری برقرار کنند و چگونه با ایجاد انگیزه از استعداد کارمندان برای تحقق اهداف سازمان بهره گیرند.

تدوین استراتژی کسب‌ وکار:

تمرکز بر تدوین و توسعه استراتژی‌هایی که هدایتگر اقدامات سازمانی است در حوزه رهبری مجازی نیز بسیار حائز اهمیت می‌باشد. متعادل کردن تعاملات و استراتژی‌های سازمانی تضمین می‌کند که رهبران استعدادها و سبک‌های کاری کارمندان خود را به شکلی معنی‌دار برای به دست آوردن نتایج قابل‌اندازه‌گیری که مطابق با اهداف تجاری باشد ، بکار گیرند.

درنهایت می‌توان اظهار داشت تشکیل و هدایت یک سازمان مجازی در ابتدا می‌تواند برای همه رهبران یک چالش اساسی باشد اما پذیرفتن ضرورت تغییر در کنار برنامه‌ریزی صحیح به‌منظور شروع این سبک از مدیریت سازمان می‌تواند فرصت‌های منحصربه‌فردی را برای رهبران این سازمان‌ها فراهم آورد و منجر به تشکیل یک سیستم مدیریت ایده‌آل همراه با احترام متقابل و مشخص کردن وظایف هر کارمند با توجه به زندگی آن کارمند، شود.​