وبلاگ

آیا شما از مدیریت دانش در سازمان خود استفاده می کنید؟

ایده

افرادی که با فضای کسب و کار در جهان به شدت رقابتی امروز آشنایی دارند، به خوبی می دانند که سازمان ها به طور چشمگیری در حال تغییر هستند. شاید بار ها به این فکر کرده اید که چگونه می توانید از رقبایتان پیشی بگیرید و به هدف نهایی خود نزدیک شوید. یکی از راه اصلی برای رسیدن به این هدف، مدیریت دانش در سازمان است. در این مقاله مدیرسام به شما کمک می کنیم که با چگونگی استفاده از مدیریت دانش در سازمان آشنا شوید.

 

آنچه در این مقاله می خوانیم:

– تعریف مدیریت دانش
– فرآیند مدیریت دانش
– مراحل پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان
‌- مؤلفه های اساسی موفقیت مدیریت دانش
– مزایای اجرای مدیریت دانش در سازمان

 

 

انسان دانش را مديريت نمي کند. بر عکس، اين دانش است که انسان را اداره مي نمايد.

آلوین تافلر

 

 

تعریف مدیریت دانش

 

به فرآیندی که به سازمان کمک می کند تا در مسیر رسیدن به هدف اطلاعات و دانش مورد نیاز خود را بدست آورد، مدیریت دانش گفته می شود. مدیریت دانش، شامل روش هایی است که سازمان، برای اینکه بتواند دارایی های دانش خود را مدیریت کند از آن بهره می گیرد. در صورتی که دانش در سطح سازمان گسترش پیدا کند عملکرد سازمان افزایش می یابد.

 

 

 

فرآیند مدیریت دانش

 

روند مدیریت دانش برای هر سازمانی جهانی است. گاهی اوقات، منابع استفاده شده، مانند ابزارها و تکنیک ها، می توانند منحصر به محیط سازمانی باشند. فرآیند مدیریت دانش دارای شش مرحله اساسی است که با کمک ابزارها و تکنیک های مختلف انجام می شود. وقتی این مراحل به ترتیب دنبال می شوند، داده ها به دانش تبدیل می شوند.

 

مرحله 1: جمع آوری

این مرحله مهمترین مرحله فرآیند مدیریت دانش است. اگر داده های نادرست یا بی ربط را جمع آوری کنید، ممکن است دانش بدست آمده دقیق ترین نباشد. بنابراین تصمیماتی که بر اساس چنین آگاهی گرفته می شود نیز می تواند نادرست باشد. روش ها و ابزارهای زیادی برای جمع آوری داده ها استفاده می شود. اول از همه، جمع آوری داده ها باید روشی در روند مدیریت دانش باشد. این رویه ها باید به درستی مستند شده و توسط افراد درگیر در فرآیند جمع آوری داده ها دنبال شود.

 

مرحله 2: سازماندهی

داده های جمع آوری شده باید سازماندهی شوند. این سازماندهی معمولاً براساس قوانین خاصی اتفاق می افتد. این قوانین توسط سازمان تعریف می شود. اگر داده های زیادی در پایگاه داده وجود داشته باشد، می توان از تکنیک هایی مانند “نرمال سازی” برای سازماندهی و کاهش موارد تکثیر استفاده کرد. به این ترتیب، داده ها به صورت منطقی مرتب می شوند و برای بازیابی آسان با یکدیگر مرتبط هستند. وقتی داده ها از مرحله 2 عبور می کنند، به اطلاعات تبدیل می شوند.

 

مرحله 3: جمع بندی

در این مرحله، اطلاعات خلاصه می شود تا اصل آن را بگیرد. اطلاعات طولانی در قالب جدول یا نمودار ارائه می شوند و به طور مناسب ذخیره می شوند.

 

مرحله 4: تجزیه و تحلیل

در این مرحله، اطلاعات به منظور یافتن روابط، تعدیل نیرو و الگوها تجزیه و تحلیل می شوند. برای این منظور باید یک متخصص یا یک تیم خبره تعیین شود،  زیرا تجربه شخص یا تیم نقش حیاتی دارد. معمولاً گزارشاتی وجود دارد که پس از تحلیل اطلاعات ایجاد می شوند.

 

مرحله 5: سنتز کردن

در این مرحله، اطلاعات به دانش تبدیل می شوند. نتایج تجزیه و تحلیل (معمولاً گزارش ها) برای استخراج مفاهیم مختلف با هم ترکیب می شوند. یک الگو یا رفتار از یک موجودیت می تواند برای توضیح یک موجود دیگر اعمال شود و در مجموع، سازمان مجموعه ای از عناصر دانش را دارد که می تواند در سراسر سازمان مورد استفاده قرار گیرد. سپس این دانش برای استفاده بیشتر در پایگاه دانش سازمانی ذخیره می شود. معمولاً پایگاه دانش یک پیاده سازی نرم افزاری است که از هرجای دیگر از طریق اینترنت قابل دسترسی است.

 

مرحله ششم: تصمیم گیری

در این مرحله از دانش برای تصمیم گیری استفاده می شود. به عنوان مثال، هنگام تخمین نوع خاصی از پروژه یا کار، می توان از دانش مربوط به برآورد قبلی استفاده کرد. این روند تخمین را تسریع می کند و دقت بالایی را اضافه می کند. اینگونه است که مدیریت دانش سازمانی به ارزش افزوده و در درازمدت صرفه جویی می کند.

 

 

مراحل پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان‌

 

پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان به صورت تدریجی صورت می گیرد و‌ شامل مراحلی است که با هم مرور می کنیم:

 

مرحله اول: اهداف برنامه مدیریت دانش را تعیین کنید.

برای تعیین اهداف مناسب برنامه، مشکلات تجاری را که نیاز به حل دارند و عوامل محرکه کسب و کار را پیاده سازی می کنند باید شناسایی و ثبت کنید.

 

مرحله دوم: برای تغییر آماده شوید.

مدیریت دانش چیزی فراتر از کاربرد فناوری است، این یک تغییر فرهنگ است. کارمندان احتمالاً مجبور خواهند بود در نحوه اشتراک دانش خود و توسعه، تجدید نظر کنند. اجرای موفقیت آمیز یک برنامه جدید مدیریت دانش ممکن است نیاز به تغییر در هنجارها و ارزش های مشترک سازمان داشته باشد. همچنین برای به حداقل رساندن تأثیرات منفی، برای مدیریت تغییرات فرهنگی آماده شوید.

 

مرحله سوم: یک فرآیند سطح بالا را به عنوان زیر بنا تعریف کنید.

شروع با یک فرآیند سطح بالا به شما کمک می کند تا مراحل چهار و پنج و شش را بصورت تدریجی توصیه دهید و اصلاح کنید. همواره به یاد داشته باشید افرادی که کاربران و مشارکت کنندگان دانش خواهند بود باید بخشی از این مکالمه باشند. فرآیند کاملاً توسعه یافته باید قبل از مرحله هفتم نهایی و تأیید شود.

 

مرحله چهارم: نیازهای فناوری مدیریت دانش را تعیین و اولویت بندی کنید.

پس از ارزیابی، شما می توانید نیازهای فناوری مدیریت دانش خود را بر اساس اهداف برنامه خود در مرحله یک و کنترل های فرآیند و معیارهایی که در مرحله سه تعریف کرده اید تعیین و اولویت بندی کنید.

 

مرحله پنچم: ارزیابی وضعیت فعلی.

بعد از اینکه اهداف برنامه خود را تعیین کردید و برای تغییرات فرهنگی آماده شدید، فرآیندی با سطح بالا تعریف کردید و نیازهای فناوری خود را تعیین و اولویت بندی کردید، می توانید وضعیت مدیریت دانش موجود در سازمان خود را ارزیابی کنید.

 

مرحله ششم: نقشه راه پیاده سازی مدیریت دانش را بسازید.

با در دست داشتن ارزیابی وضعیت فعلی، زمان آن فرا رسیده است که نقشه راه اجرای برنامه مدیریت دانش خود را تهیه کنید. اما قبل از هر کار باید پشتیبانی و تعهد مدیر و همچنین بودجه لازم برای اجرای مدیریت برنامه ی مدیریت دانش را تأیید کنید. بدون این پیش نیازها تلاش شما بی فایده خواهد بود. داشتن شواهد محکم از کاستی های سازمان، از طریق ارزیابی، باید نرخ فوریت را افزایش دهد.

 

مرحله هفتم: پیاده سازی

اجرای یک برنامه مدیریت دانش و بلوغ اثربخشی کلی سازمان شما، به منابع و بودجه قابل توجهی نیاز دارد. تا زمانی که ارزش و مزایای برنامه در حال توسعه شناخته شود، بر مقاومت در برابر تغییر غلبه کنید.

 

مرحله هشتم: برنامه مدیریت دانش را اندازه گیری و بهبود دهید.

شما به روشی برای اندازه گیری اثربخشی و مقایسه با نتایج پیش بینی شده نیاز دارید. در صورت امکان، برای اندازه گیری عملکرد قبلی سازمان، قبل از اجرای برنامه مدیریت دانش، برخی از اندازه گیری های پایه را تعیین کنید. سپس بعد از اجرا، نتایج جدید را با نتایج قبلی مقایسه کنید و ببینید که چگونه عملکرد بهبود یافته است.

 

 

مؤلفه‌های اساسی موفقیت مدیریت دانش

 

مؤلفه‌های اساسی موفقیت مدیریت دانش شامل مواردی است که با هم مرور می کنیم:

• فرهنگ: فرهنگ در بر گیرنده ارزش ها و اعتقادات کارکنان سازمان است که با اطلاعات و دانش ارتباط دارد.

• فرایند عمل: فرایند عمل را می توان این گونه بیان کرد که کارکنان یک سازمان چگونه از دانش در سازمان خود استفاده می کنند.

• سیاست‌ها: سیاست ها بر اثر فرآیند بخش اطلاعات، موانعی را در سازمان به وجود می آورد.

• فناوری: فناوری شامل سیستم های اطلاعاتی است که در سازمان وجود دارد.

 

 


مزایای اجرای مدیریت دانش در سازمان

 

برخی از فواید موجود در به کارگیری مدیریت دانش،  شامل مواردی است که با هم مرور می کنیم:

1. رضایت مشتریان افزایش می یابد.
2. از تکرار خطا ها جلوگیری می کند.
3. خلاقیت و نوآوری را افزایش می دهد.
4. از اتلاف وقت و انجام کار های اشتباه جلوگیری می کند.

 

 

نتیجه

مدیریت دانش، مدیریت سیستماتیک دارایی های دانش سازمان به منظور ایجاد ارزش و تأمین نیازهای تاکتیکی و استراتژیک است. مدیریت دانش شامل فرآیندها و سیستم هایی است که ذخیره، ارزیابی، اشتراک، اصلاح و ایجاد دانش را حفظ و تقویت می کنند. اجرای یک برنامه مدیریت دانش کامل به زمان و منابع نیاز دارد. با این حال، نتایج می تواند چشمگیر باشد. همچنین می توانید با اتخاذ یک رویه مرحله ای که بازده مفیدی در هر مرحله دارد، ریسک سازمانی را به حداقل برسانید.

 

منابع

AUTHORS: Robert Simmons, Mary Davis
8 minute read
https://edge.siriuscom.com/strategy/8-steps-to-implementing-a-knowledge-management-program-at-your-organization

https://sharifstrategy.org/knowledge-management/

https://www.tutorialspoint.com/management_concepts/knowledge_management.htm

اشتراک گذاری:

مطالب زیر را حتما مطالعه کنید

دیدگاهتان را بنویسید