سازماندهی ابزاری جهت دستیابی به اهداف سازمان

ما درعصری زندگی می کنیم که سازمان های  پیچیده و بزرگ جز جدا نشدنی آن هستند،   مدیران امروزه  باید  با وظایف اصلی خود و اهمیت ان ها برای بقا سازمان آشنا باشند. سازماندهی یکی از پنج وظیفه اصلی مدیران است که یک  مدیرموفق باید از چگونگی سازماندهی و نحوه ایجاد این سازمان ها و اصلاح و تغییر آنها آگاه باشد.سازماندهی یک اصل ضروری برای رسیدن اهداف سازمان است. اما اینکه چرا اینقدر سازماندهی برای مدیر مهم است و اهمیت آن برای سازمان چیست موضوع اصلی این مقاله است‌.

تعریف سازماندهی

لوئیس آلن ، “سازماندهی را این گونه تعریف می کند عبارت است از شناسایی و گروه بندی کارهایی که باید انجام شود ، تعریف و تفویض مسئولیت و اختیار و ایجاد روابط به منظور ایجاد امکان همکاری موثرتر در بین کارکنان در جهت دستیابی به اهداف سازمان  .” به قول آلن ، سازماندهی ابزاری برای دستیابی به اهداف سازمانی است که درآن کار هر فرد تعریف شده است و اختیار و مسئولیت برای انجام همان کار تعیین شده است.کونتز و اودانل ،سازماندهی را “ایجاد روابطی قدرتمند وهماهنگی بین آنها ، به صورت عمودی و افقی در ساختار شرکت”. این نویسندگان سازمان را به عنوان یک نقطه هماهنگ کننده بین افراد مختلف در تجارت می دانند. الیور شلدون ، “سازماندهی  فرایندی است که کارها یا افراد را باید با امکانات لازم برای اجرای آن انجام دهند ، به گونه ای ترکیب می شود که وظایف انجام شده بهترین کانال ها را برای استفاده کارآمد ، سیستماتیک ، مثبت و هماهنگ از تلاش های موجود فراهم می کند. ”. سازمان با تقسیم وظایف اشخاص مختلف در استفاده بهینه از منابع کمک می کند.

اسپریگل ، “سازماندهی در مفهوم خود به رابطه بین عوامل مختلف موجود در یک سیستم که برای رسیدن هدف معین تلاش می کنند اشاره می کند.

جورج تری ، “سازماندهی عبارت است از ایجاد روابط و هماهنگی قدرتمند بین کارها ، اشخاص و محل های کار مناسب هر فرد  به منظورانجام کارهای گروهی موثر”. به گفته تری ، سازماندهی ایجاد رابطه بین افراد و کار است تا بتوان آن را به شیوه ای بهتر و کارآمد پیش برد.

اهمیت سازماندهی

در بند قبل با مفهوم سازماندهی آشنا شدید اما اینکه سازماندهی چه ضرورتی برای سازمان دارد؟  سوالی  است که در این قسمت به آن پاسخ می دهیم .سازماندهی رویه ای همه جانبه است که همه ابعاد سازمان را در راستای رسیدن به اهداف در برمیگرد و مدیران را یاری می رساند.

۱) کارآیی بالای سازمان

سازماندهی با بخش بندی  مشاغل مرتبط  و وابسته در گروه های جداگانه  فعالیت قسمت های مختلف را جدا کرده  ان را سازماندهی و مدیریت می کند. که این امر موجب می شود هر بخش عملکردی با کارایی بالاتر داشته باشد .

۲) استفاده حداکثری از حداقل منابع

زمانی که در سازمان هر گروه مسئول انجام وظایف مشخصی باشد، در نتیجه اعمال تکراری و و اعمال هم پوشانی دارند شناسایی شده و انجام وظایف تکراری جلو گیری می شود که این امر سبب استفاده بهینه از منابع موجود  می شود.

۳)فواید استفاده از تخصص  

همانطور که بندهای قبل گفته شده سازماندهی سبب می شود هر گروه مسئول انجام وظیفه ای خاص باشد در حقیقت موجب تخصصی جدا شدن کارها می شود .تخصصی شدن کارها خود موجب استفاده کمترین منابع، در کمترین زمان  با بیشترین کارایی می شود.

۴)هماهنگی ها و ارتباطات

در سازمانداهی  سازمان بخش های مختلف تقسیم می شود این بخش بندی های مختلف نیز در سازمان نیاز دارند باهم در ارتباط باشند،  سازماندهی ابزاری است که بین بخش  های مختلف سازمان ،گروه ها و وظایف هماهنگی و ارتباطی منسجم و مرتبط را موجب می شود.

5) رشد و توسعه مطلوب

زمانی که فعالیت ها به طورمطلوب انجام گیرد و تقسیم کار بهترین شکل باشد مدیریت می تواند فعالیت ها ی بیشتری را با حداکثر کارایی انجام دهد .سازمان ها می توانند به راحتی با چالش ها مواجه شوند و فعالیت های خود را به صورت برنامه ریزی گسترش دهند.

وظایف مدیر برای سازماندهی

پس ئز اشنایی با ضرورت سازماندهی باید مدیر وظایف خود در این قسمت بداند که  طبق نظر فایول جزئیات وظایف مدیر، براي سازماندهی، عبارتند از:

1. باید نیروی انسانی و عوامل مادی برای دست یافتن به اهداف  از پیش تعیین شده تامین گردد.

2. ساختار رسمی (چگونگی تفویض اختیارات با رعایت اصول سلسله مراتب و اصل وحد فرماندهی )جهت هدایت کارکنان و اجرای دقیق و هماهنگ فعالیت ها در سازمان اجرا شود.

3. تشریح و تعیین دقیق وظایف در نظر تشویق وپاداش جهت براانگیختن کارکنان برای پذیرش مسئولیت های بیشتر و حمایت از طرح های ابتکاری کارکنان .

4. اصل نظام مندی و ترتیب وانضباط در سازمان باید توسط مدیر استفاده شود تا سازمان بتواند خدمات را بالاترین کیفیت ارائه کند.

فراگرد سازماندهی

بنابراین تعیین اهداف کار جریان سازماندهی طی مراحل ذیل صورت می گیرد که فراگرد سازماندهی است که عبارتند از:

1- فعالیت ها مورد نیاز برای رسیدن به اهداف و اجرایی کردن برنامه های سازمانی  باید به طور دقیقی مشخص شوند.

2- فعالیت ها با توجه به اینکه در کدام دسته از منابع (مالی ،انسانی، موادو اولیه ) قرار می گیرند دسته بندی شوند.

3- حدود اختیارات و حق دستور دادن به مسزولین گروه ها برای اداره وهماهنگی گروه  تعیین شود.

4- باید ارتباط بین گروه ها و بخش مختلف سازمانی (عمودی ، افقی ،شبکه ای) برای عملکرد صحیح نطام اطلاعاتی  برقرار شود.

ساختار سازمانی و فرایند سازماندهی

ارنست دیل فراگرد پنج مرحله زیر را براي سازمان دهی ارائه می دهد:

1 – امو و ظایفی که  در جهت رسیدن به اهداف سازمانی باید انجام شود  در ابتدا به صورت دقیق و تفصیلی تعریف  شود

2 -تقسیم کار: در ابتدا کل کار ها مشخص شود سپس هرکار به اجزاو کارهای کوچکتر تقسیم می شود تا انجام وظایف کارکنان به صورت عقلانی و منطقی امکان پذیر باشد.و ین بحث توسط آدام اسمیت مطرح وبه تخصصی شدن امور و مشاغل انجامی تقسیمی کار موجب شد.

3 -بخش بندي و ترکیب:  فرایندي که کارهای  و وظایف مرتبط را در یک دایره شغلی قرار داده تا انجام امور به صورت منطقی و هماهنگ امکان پذیر باشد.

4 -هماهنگی: هم سو بودن  افراد گروها و فعالیت هایی که در هر قسمت انجام می پذیرد  سبب می شود تا کارها به آسانی  انجام گیرد  وهدف هاي سازمانی تامین شود.

5 -نظارت و سازماندهی مجدد: نظارت بر توانائی سازمان در جهت اجراي برنامه ها چنانچه طراحی سازمان به پاسخ گویی نیازهاي برنامه نباشد ضرورت تجدید نظر وسازماندهی مجدد مطرح می شود.

نتیجه

سازماندهی یکی پنج وظیفه اصلی مدیران است که  باید بدان توجه کنند و آن را مهم تلقی کنند،زیرا از طریق سازماندهی است که مدیر می تواند افراد درگروه ها طبقه بندی، تفیض اختیارات و سلسله مراتب سازمانی و وحدت فرماندهی را مشخص کند. به معنی بهتر مدیر به وسیله سازماندهی نقشه ی مسیری را برای افراد و فعالیت ها مناسب آنان طراحی می کند که سازمان را به اهدافش می رساند.

منابع :

جزو:اصول و مفاهیم سازماندهي سال ۹۷

استیفن رابینزودیویدای دیستز سید محمد اعرابی محمد علی رفیعی بهروز اسراری ارشاد کتاب اصول ومبانی مدیریت

)گردوآوری پیمان عابدی خرداد۸۹

اهمیت سازماندهی modirsun.comسایت (تابستان۱۴۰۰)